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| Wie verwaltet man 150 Mitglieder? |
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Moin,
unser Stamm (ca. 150 Mitglieder) will seine Verwaltung umstellen. Bisher haben wir ein selbstgeschriebenes Programm auf unserer Homepage laufen, mit dem wir unsere Mitglieder verwalten. Der Vorteil besteht darin, dass alle die Daten ihrer Gruppe selber ändern können. Das entlastet den die betroffenen Ämter.
Dieses ist aber immer noch Fehleranfällig und der Programmierer scheidet nun langsam aus dem Stamm und wir haben niemand mit vergleichbaren Kenntnissen der sich immer um die Fehler im System kümmern könnte.
Nun also die Frage: Wie verwaltet ihr eure Mitglieder (sofern ihr sie selber verwaltet und nicht in einem Bund angemeldet habt) Was nutzt euer Verband? Habt ihr eine Software, die ihr empfehlen könnt? Kann man die Daten auch über das Internet änderen oder muss das der Verwalter selber bei sich zu hause tun.
Habt ihr euch etwas aus einem Tabellenkalkulationsprogramm (z.B.
Exel)selber gebastelt? Oder habt ihr andere Tipps, um unsere Mitglieder zu verwalten?
Ich hoffe ihr könnt mir weiterhelfen.
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| Beitrag vom 14.04.2009 - 18:08 |
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Administrator
4028 Beiträge
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Die Frage ist, was verstehst du unter Verwaltung? Eine Adressenliste kann man auch in Excel führen, selbst Erinnerungen für Geburtstage usw. wäre in XLS möglich.
Ich hatte in meiner aktiven Zeit über unsere Stammesmitglieder nur Karteikarten mit ihren Adressen oder Besonderheiten, auf die zu achten ist angelegt (Nichtschwimmer oder Allergie gegen Bienenstich usw.). Die Gruppenführer wurden in den Führerrunden informiert, wenn sie Informationen oder Einladungen an die Eltern ihrer Kinder weitergeben sollen. Der Jahresbeitrag wurde per Lastschrift eingezogen und wenn es etwas zu besprechen gab, wurden regelmäßig Elternabende abgehalten. Viel mehr Mitgliederverwaltung gab es eigentlich nicht.
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| Beitrag vom 14.04.2009 - 18:25 |
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Ich hatte für meinen Stamm (vor NAMI) eine Datenbank auf ACCESS-Basis genommen. Die Datenbank hatte ich eigentlich als Vereinsverwaltung für einen Gesangverein erstellt und dementsprechend für unsere Belange angepasst.
Verwaltet hat die eine Person. Und dies aus gutem Grund. Die Fehlerquellen sind einfach zu vielfältig. Richtig viel Arbeit war dies nun auch nicht. Klar, am Anfang die ganzen Adressen, Telefon ect. ect. eintippen machte auch nicht unbedingt Spass. Aber die paar wenigen Änderungen im Jahr sind vom Zeitaufwand überschaubar gewesen.
In diesem Sinne
Gut Pfad
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seit mehr als 35 Jahren Pfadi. Und ich finde es immer noch spannend..........
Lagerküche V0.1 ist unter www.simonis-nagold.de downloadbar!
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| Beitrag vom 14.04.2009 - 19:43 |
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| "Guten Freunden gibt man ein Küsschen." (Judas) |
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| Beitrag vom 14.04.2009 - 19:59 |
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| 2016 Beiträge
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Wie wärs wenn ihr eure Kinder mal im VCP anmeldet? *duck-und-weg* 
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"Wenn ich auch nur eine einzige düstere Kindheit erhellen konnte, bin ich zufrieden."
Astrid Lindgren |
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| Beitrag vom 14.04.2009 - 20:05 |
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| 376 Beiträge
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Der BdP hat sich mal ne Mitgliedervewaltung programmieren lassen. Die wird auf jedenfall auf Landesverbandsebene genutzt. Einige Stämme benutzen die auch, andere haben Excel Tabellen, oder was selbst programmiertes. Auf welcher Basis das läuft hab ich aber keine Ahnung. Mein Stamm hatte als ich damit zu tun hatte noch Excel Tabellen, die aber im Grunde vor allem die Adressen beinhalteten.
Wenn man Bundesweit die selbe Software nutzt hat das natürlich den Vorteil, dass man die Daten ganz prima hin und her schicken kann. Die BdP MV funktioniert aber meineswissens nur so, dass man zwar an einem beliebigen Rechner den Datensatz bearbeiten kann ihn dann aber mit den anderen Rechnern synchronisieren muss. Das heißt wenn mehrere Leute dran arbeiten müssen die sich absprechen wann wer etwas verändert.
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| Beitrag vom 14.04.2009 - 20:07 |
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Bei uns läuft die Verwaltung für unsere über 200 Mitglieder auch über eine Datenbank in Access, die sich aber bestimmt über 10 Jahre immer mehr weiterentwickelt und an die Bedürfnisse angepasst wurde.
Wir hatten da zum Glück immer ein, zwei angagierte Leute, die sich dafür interessiert haben und auch Spaß am Programmieren. Da kann man dann schon sehr gute Listen und Statistiken mit zaubern als nur eine Art "Telefonliste" in Excel.
Selbst gemacht ist wie gesagt sehr viel Arbeit, dann aber auch sehr sehenswert!
Eingepflegt werden die Daten dann aber auch von einer Person, dem Verwaltungsbeauftragten, da die Anmeldungen usw. meist direkt per Post ins Verwaltungsbüro geschickt werden, damit diese nicht ewig irgendwo anders versauern...
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| Dem Tapferen hilft das Glück! |
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| Beitrag vom 14.04.2009 - 20:33 |
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Bei uns läuft es Auf stammes ebene über exel . die list wird von unserem Kassenwart gefüllt der da auch die eingegangen anmeldungen und kosten eintragen kann. Diese liste wird ergänzt durch die officiele liste vom Bund(vcp) wo die angemeldeten mitglieder drinne stehen . Das wird dan eimal im jahr zur kontrolle rum geschickt...
unser stam hat immoment meines wissen zwischen 120 und 140 mitglieder die im VCP angemeldet sind...
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| Beitrag vom 14.04.2009 - 21:31 |
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Wir stellen unsere Mitgliederverwaltung gerade online um.
Da gibts nen kostenloses Programm unter http://www.admidio.org/
Bei dem Programm kann man die einzelnen Mitglieder auch verschiedenen Gruppen und Verteilern zuordnen.
Dort kann auch eine schon bestehende Datei (so wie ich es verstanden habe exel od Acces) hochgeladen werden.
Ziehmlich praktisch.
gp, matze
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Carpe Diem
lg matze |
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| Beitrag vom 14.04.2009 - 23:24 |
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Administrator
4028 Beiträge
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Zitat
Original geschrieben von matze82
Wir stellen unsere Mitgliederverwaltung gerade online um. |
Wie steht es bei so etwas mit dem Datenschtutz? Ich hätte Bauchschmerzen, wenn komplette Mitgliederlisten mit Anschriften bei einem kommerziellen Anbieter online liegen würden. Wie sieht es mit der Einwilligung eurer Mitglieder dazu aus?
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| Beitrag vom 14.04.2009 - 23:32 |
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Der Datenschutz ist gewährleistet.
Das Programm wird verwendet und die Daten sind auf einem privaten server.
Kein komerzieller Anbieter kann darauf zugreifen.
Denke mal, dass ist sicherer als ein selbstgeschriebenes Programm online zu nutzen (wie bei dem hier anfragendem).
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Carpe Diem
lg matze |
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| Beitrag vom 15.04.2009 - 02:14 |
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@Matze:
Dann frag ich mich wieso dieser Anbieter sein Programm kostenlos anbietet? Ist sicher das es nicht ausgespäht werden kann bzw. das das Programm eine automatische Weiterleitung an den Hersteller beinhaltet?
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„Dass mir mein Hund das Liebste sei, sagst du oh Mensch sei Sünde, mein Hund ist mir im Sturme treu, der Mensch nicht mal im Winde.“
(Franz von Assisi )
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| Beitrag vom 15.04.2009 - 07:42 |
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Moderator
436 Beiträge
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Kuck' mal in die aktuelle Ausgabe der c't. Die haben gerade Vereinsverwaltungssoftware getestet.
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| Beitrag vom 15.04.2009 - 12:43 |
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Zitat
Original geschrieben von Tobias
Kuck' mal in die aktuelle Ausgabe der c't. Die haben gerade Vereinsverwaltungssoftware getestet.
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Das ist dies Ausgabe 8 vom 30.03.2009. Eine Übersicht zu diesem Artikel gibt es auch und evtl. wird er ja auch in das Archiv aufgenommen.
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Gut Pfad!
Muckel
Mehr über mich könnt Ihr in meinem Blog erfahren:
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| Beitrag vom 15.04.2009 - 13:02 |
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Danke für die rege Beteiligung. Damit hätte ich wirkliche nicht gerechnet!!!
Wir werden jetzt erstmal schauen, was wir machen werden. Die Idee mit Exel/ACCESS hatten wir auch schon, wollten aber mal schauen ob es noch alternativen gibt.
Zum Thema: "Was wollen wir alles verwalten"
Im Momment lassen wir die Jahresbeiträge per Lastschrift einziehen. Allerdings führt das zu regelmäßigen Problemen (Konto nicht gedeckt, zurückgeholt, neue Bankverbindung, etc.) Deshalb brauchen wir eine Übersicht, wer alles eine Mahnung bekommen soll. Das selbe Spiel dann auch noch für unsere Pfingstfahrt.
Außerdem sollten sich damit auch Gruppenlisten und so weiter erstellen lassen. (ich weiß, dass kann auch Exel).
Unser Ziel ist es, dass derjenige, der sich darum kümmert möglichst wenig Zeitaufwand hat und schnell eingearbeitet werden kann.
Zum Thema Sicherheit:
Zitat
Original geschrieben von matze82
Denke mal, dass ist sicherer als ein selbstgeschriebenes Programm online zu nutzen (wie bei dem hier anfragendem). |
Bei uns ist der Datenschutz auch gewährleistet. Um auf unsere Verwaltung zugreifen zu können, musst du dich anmelden und vom Admin freigeschaltet werden. Wenn du also keine Berechtigung hast (bei uns Leiter sein), dann wirst du auch nicht freigeschaltet. Ich denke, dass ist sicher genug.
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| Beitrag vom 15.04.2009 - 18:58 |
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